Terug naar de startpagina

Project Management Methoden en Microsoft Project

Door Jan De Messemaeker, Microsoft Project Most Valuable Professional

Inleiding

De auteur is zaakvoerder van Prom+ade BVBA en consultant op het gebied van projectleiding en speciaal de rol die daarin is weggelegd voor Microsoft Project. Het volgende artikel schets een paar van de problemen die hij hierbij al bij verschillende klanten heeft ontmoet, en schetst beproefde oplossingen.

Project Management Methoden

Er is iets vreemds aan de hand met het inplanten in een bedrijf van project management methoden. Al meer dan tien jaar weet iedereen dat je, om kwaliteit te verzekeren voor de resultaten van projecten, je ze beter volgens een vaste, beproefde methodiek uitvoert. Er zijn bedrijven zoals Project Management International (PMI) die wereldwijd deze boodschap uitdragen en standaarden publiceren voor de inhoud van zulke methoden. Veel bedrijven hebben zich dan ook voorgenomen zo een methodiek te gebruiken, en zijn daar met veel goede moed aan begonnen. Maar als je dan gaat kijken wat er van al deze inspanningen overblijft, wat er van die methoden werkelijk gebruikt wordt, dan blijkt dat in de praktijk heel, heel dun te zijn. In het beste geval vullen de projectleiders periodiek een paar documenten in en sturen die door naar hun management, dat daar al dan niet bepaalde conclusies aan vastknoopt. Dat invullen wordt dan nog door de projectleiders afgedaan als “administratie” en zelfs (de term komt van een manager bij één van mijn klanten) “bezigheidstherapie”.

Bedrijven die een project management methode willen inplanten en dit treurig resultaat, waarbij de voordelen verloren gaan en alleen de frustratie overblijft, moeten zich van de hinderpalen bewust zijn. Je kan een vijand maar verslaan als je hem kent. Dus stelt zich de vraag “vanwaar komt de weerstand tegen project management methoden”?

In de eerste plaats is er het probleem van de beroepsfierheid. Iemand die projectleider wordt, heeft gewoonlijk bewezen dat hij iets kan organiseren, en heeft daarbij meestal een (rudiment van) eigen methode ontwikkeld. Als nu iemand komt vertellen dat hij de methodiek die hem een promotie heeft bezorgd, moet vervangen door een andere, dan zal dat meestal psychologische weerstand oproepen. Dit kan je vatten onder de algemene hoofding “resistance to change” maar het is in dit geval veel sterker omdat de projectleider zich beschouwt als de uitvinder van zijn huidige methode.

Op de tweede plaats komt de reflex van de directie van in het inplanten van een project management methode alleen de eigen voordelen te zien – de nadruk wordt gelegd op rapportering, en dan dikwijls nog op financiële rapportering waar de projectleider zelf geen enkel voordeel bij heeft, wat de kreet over “pure administratie” een grond van waarheid geeft…

Er zijn nog wel redenen, maar als we de bovenstaande twee tegenwerpingen kunnen counteren zullen we tenminste een kans hebben om met succes een project management methode in te voeren.

Hoe vatten we het probleem van de beroepsfierheid aan? De enige manier die ik met succes heb zien inplanten is de definitie van een relatief open-ended methode. Je definieert een strikt minimum – het gaat ten slotte over een gemeenschappelijke methode – maar je bekijkt met de individuele projectleiders wat ze nu specifiek doen, en wat volgens hun de sterke kanten zijn aan hun huidige manier van werken. Die probeer je dan in de algemene methode in te werken, of tenminste de methode zo open te laten dat de creatieve projectleider zijn stukje methode niet moet opgeven. Vooral als je een goed idee kan inwerken in het uiteindelijke resultaat heb je een advocaat in plaats van een tegenstander.

Ook wat betreft de rapportering mikt men best op het uiterste minimum. De eerste klant van een project management methode is en blijft de projectleider. Natuurlijk stopt projectleiding niet op zijn of haar niveau en heeft de directie het recht en de plicht van de projecten op een hoger niveau op te volgen, maar voor elk rapportje of gegevenselement dat men aan de projectleider vraagt moet men wel afwegen hoeveel mandagen de veldwerkers samen gaan presteren om elke periode dat gegeven te verzamelen en door te sturen, en dan af te wegen of de baten van het kennen van dit gegeven opwegen tegen de kosten van het publiceren.

Een oplossing die bijzonder goede resultaten geeft is het gebruiken van bestaande informatie zoals diegene die bestaat in de Microsoft Project plannen (voor zover het plannen met behulp van deze tool deel uitmaakt van de methode: hierover verder meer. Wat daarentegen (met recht en reden) zware weerstand oproept is omwille van de vereenvoudiging van de rapportering, activiteiten die niets met het begrip “project” te maken hebben zoals defectverhelping of helpdesk activiteiten, mordicus in een projectstramien willen te dwingen: dit schaadt enorm de geloofwaardigheid van de thesis dat de voorgestelde methode de projectleider moet helpen; met andere woorden, misbruik de projectrapportering niet om objectieven na te streven die niets met het beheer van projecten te zien hebben.

Dus: keep it simple- en laat u bijstaan door raadgevers die het allemaal al hebben zien mislukken maar ook lukken! Hierbij kan een eerste stap natuurlijk zijn het volgen van een cursus over projectleiding.

Microsoft Project

Het gebruik van Microsoft Project door projectleiders wordt soms nog meer gecontesteerd dan het gebruik van een project management methode. De redenen daarvoor kunnen zijn een verkeerd verwachtingspatroon van de gebruiker, het feit dat je om Microsoft Project te gebruiken bepaalde planningmethodes moet veranderen (resistance to change weet je wel), of nog een verkeerde positionering van het gebruik van MS project binnen de methode.

Laten we maar eens een bekend lijstje citeren over wat Microsoft Project NIET doet:

The top 10 things Microsoft Project Can't Do for you:

  1. it will not make your team members plan;
  2. it will not improve the estimates you get from your people;
  3. it will not force people into meeting unreasonable deadlines;
  4. it will not provide you with additional resources;
  5. it will not remove the bugs from your product;
  6. it will not discover the scope you missed;
  7. it will not descope your project to meet budget;
  8. it will not negotiate with management for a new date;
  9. it will not always tell you good news and;
  10. I will not turn you into a project manager.

Wat doet het dan wel?

Project management, zoals alle kwalitatief management, is een toepassing van het adagium van de kwaliteitszorg “Plan, Act, Check, Correct” en daarbinnen is Microsoft Project een hulpmiddel om:

  1. het plan te berekenen – berekenen dus, hierover volgende paragraaf meer,
  2. om je te helpen beslissen wat er eerst moet gebeuren,
  3. je de werkelijk gebeurde activiteiten te laten registreren en
  4. te analyseren hoe je de ontstane afwijkingen het best verbetert.

Dat wat betreft het verwachtingspatroon.

De grootste weerstand tegen Microsoft Project komt van het feit dat het objectief zelf van de software is van de start- en einddata van taken te berekenen. Tientallen ex-gebruikers komen telkens weer met dezelfde klacht aanzetten: "ik hou niet van dat ding, het verandert heel de tijd mijn datums". Inderdaad ja, daar dient het voor. Dit is het grootste misverstand: het is geen tabel tool zoals Excel, geen teken tool zoals Visio, het berekent projectdata aan de hand van plangegevens ingevoerd door de gebruiker. Dat impliceert dat het gebruik van Microsoft Project gepaard gaat met een zekere werkmethodiek, anders gaat men er weinig of geen nut uithalen; maar ook dat je Project maar zinnig kan gebruiken als je zijn rekenregels verstaat. Best is van voor het gebruik, of na een eerste ervaring, een cursus te volgen – twee dagen is echt een minimum, als je het zelf wil uitvissen heb je een veelvoud nodig!

De laatste te vermijden fout is “projectleiders” te verplichten (omwille van de veralgemening van een methode of een rapportering bijvoorbeeld) de tool te gebruiken voo rhet bijhouden van “onechte projecten”, werk zonder klare objectieven of dat elke dag opnieuw gedefinieerd wordt. Een project is een onderneming met welbepaalde resultaten, te behalen met een beperkte hoeveelheid hulpmiddelen en binnen een bepaalde termijn. Een project is geen boekhoudkundige rekening (of toch niet alleen maar dat).

En als dan alle projectleiders Project gebruiken is het relatief eenvoudig deze plangegevens te consolideren om er interessante informatie uit te puren, bijvoorbeeld op niveau van het gebruik van de resources van een hele divisie en dat zonder dat de projectleider nog “administratie” moet doen - alles zit in zijn planbestand – dan kan je aantonen dat Microsoft Project op alle niveau’s tijdwinst betekent, en geen extra belasting of “bezigheidstherapie”.