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La gestion des projets et Microsoft Project

Par Jan De Messemaeker, Microsoft Project Most Valuable Professional

Introduction

L’auteur dirige Prom+ade BVBA ; il est consultant en matière de gestion des projets, plus spécialement le rôle de Microsoft Project dans ce domaine. L’article ci-contre témoigne de quelques problèmes rencontrés chez des clients, et esquisse des solutions prouvées.

Les méthodes de gestion de projet

Implanter une méthode de gestion de projet dans une entreprise est toujours quelque peu une aventure. Il est largement admis que pour assurer la qualité dans la gestion des projets, il vaut mieux adhérer à une méthode fixe et prouvée. Il y a des entreprises comme Project Management International (PMI) qui prêchent cette bonne parole au monde entier, et qui publient des standards pour le contenu de ces méthodes. Nombre d’entreprises se sont lancées dans cette implantation. Mais lorsque après coup on va voir ce qui reste de tous ces efforts, quelle partie de ces méthodes est réellement utilisée, le résultat est généralement pauvre, très pauvre. Dans le meilleur des cas les gestionnaires de projet remplissent périodiquement quelques documents, qu’ils envoient à leur direction – souvent ces informations ne sont jamais utilisées dans la prise des décisions. Remplir ces document est vite perçu par les gestionnaires de projet comme « de l’administration » et pas pris au sérieux.

Les entreprises qui veulent éviter cet échec doivent être conscient des pièges. On ne sait battre un ennemi que si on le connaît. D’où la question : « quelle est l’origine de la résistance contre les méthodes de gestion de projet ? ».

D’abord, il y a la fierté professionnelle. Un gestionnaire de projet chevronné a déjà démontré ses capacités d’organisation, il a sans doute déjà développé une « méthode » de gestion de projets – aussi rudimentaire soit-elle. Quand quelqu’un vient lui raconter qu’il doit remplacer la méthode qui lui a valu une promotion par une autre, cela va provoquer une résistance psychologique. C’est même plus fort que la résistance au changement “universelle” car ici le gestionnaire se considère l’inventeur de sa méthode actuelle.

Ensuite vient le réflexe de la direction d’accentuer dans la méthode les éléments de contrôle: l’accent est mis sor les rapports à faire, souvent des rapports financiers qui n’aident aucunement le gestionnaire du projet lui-même, ce qui donne un début de vérité à l’accusation qu’il s’agit de “pure administration”…

Certes, il y a encore d’autres raisons, mais si nous pouvons déjà contrer ces deux objections majeures, nous aurons une bonne probabilité de succès à l’inplantation d’une méthode de gestion de projet.

Comment s’y prendre pour éviter un excès de fierté professionnelle? Je n’ai vu des succès qu’en implantant une méthode assez ouverte. On définit un stricte minimum et on regarde avec les gestionnaires de projet chevronnés comment ils font actuellement, et quels sont les points forts de leur méthode. On essayera d’incorporer ces points forts dans la méthode générale, ou du moins de laisser la méthode générale assez ouverte pour que le spécialiste ne doive pas abandonner sa partie de méthode. Spécialement quand on sait incorporer une idée d’un spécialiste dans la méthode générale, on aura trouvé un avocat plutôt qu’un adversaire.

En ce qui concerne les rapports à remplir, au mieux on limite cela aussi à un minimum. Le premier bénéficiaire d’une méthode de gestion de projets doit être le gestionnaire lui-même. Bien sur, la gestion ne s’arrête pas à son niveau et la direction a certes un droit de regard dans la bonne marche des projets, mais pour chaque rapport ou donnée que l’on demande du Project leader il y a lieu de se demander si l’effort de la base n’est pas plus coûteux que le gain potentiel du rapportage.

Une solution qui donne de très bons résultats est d’utiliser une information déjà existante comme le contenu des plans de projet en Microsoft Project. En effet, chaque méthode devrait contenir l’utilisation d’un outil de planification (voir aussi plus bas).

Le moral de l’histoire, c’est qu’il vaut mieux viser la simplicité. Vous pouvez bien sur aussi profiter de l’expérience de l’auteur de cet article, qui en plus offre un cours sur la gestion de projets!

Microsoft Project

L’utilisation de Microsoft Project par les gestionnaires de projet est parfois la partie la plus contestée d’une méthode de gestion de projets. Les raisons peuvent être que le gestionnaire en attend plus que ce que cela fait, le refus d’adapter ses méthodes de planification, ou encore la position de Microsoft Project à l’intérieur de la méthode.

Commençons par citer une liste connue de ce que Project NE FAIT PAS:

The top 10 things Microsoft Project Can't Do for you:

  1. it will not make your team members plan;
  2. it will not improve the estimates you get from your people;
  3. it will not force people into meeting unreasonable deadlines;
  4. it will not provide you with additional resources;
  5. it will not remove the bugs from your product;
  6. it will not discover the scope you missed;
  7. it will not descope your project to meet budget;
  8. it will not negotiate with management for a new date;
  9. it will not always tell you good news and;
  10. I will not turn you into a project manager.

Mais alors, à quoi cela sert?

La gestion des projets, comme toute gestion de qualité, est une application du principe des soins de qualité “Planifier, Agir, Contrôler, Corriger”, et MS Project est un outil aidant à:

  1. planifier, donc calculer, voir au paragraphe suivant,
  2. décider ce qui doit se faire au premier,
  3. enregistrer ce qui s’est réellement passé et
  4. analyser quelle est la meilleure correction possible.

La plus grande résistance contre MS Project provient de l’objectif même d’un applicatif de planification, qui est de caluler les dates de début et fin des tâches. Nombre d’utilisateurs se plaignent: je n’aime pas ce truc, ça change tout le temps mes dates. En effet : c’est l’objectif même du logiciel. MS Project n’est ni un tableur, ni un outil de dessin, cela calcule les dates des tâches à partir de données introduites par l’utilisateur. Cela implique donc que l’on ne sait utiliser MS Project valablement que si on y adapte sa méthode de travail, et si on connaît les règles de calcul. D’où la recommandation ferme de suivre un cours avant de démarrer l’utilisation – 2 jours est un minimum, pour tout découvrir soi-même il faut un multiple de cela!

Et une fois que tous les gestionnaires de projet utilisent Project, il sera facile de consolider les données du plan et d’ainsi informer la direction, par exemple de l’utilisation des ressources de la division. Le travail dit “administratif” tombe et il sera facile de démontrer le gain de temps que l’utilisation de Microsoft Project permet!